Pořízení nového vozidla
Pořízení nového vozidla je proces, kdy vedoucí org. jednotky žádá o nákup nového vozidla. Žádost se může týkat buď pořízení benefitního vozidla pro jeho vlastní potřeby (manažerské vozidlo) a nebo pořízení vozidla do týmu (referentské vozidlo). Celý proces je velmi podobný procesu Obměny vozidel. Liší se pouze prvním bodem pořizovacího procesu a osobami schvalujícími v jednotlivých krocích schvalovacího procesu.
Pořízení vozidla prochází postupně těmito fázemi:
- Žádost o pořízení nového vozidla - vzniká na BA portálu
- Vedoucí společnosti schvaluje/zamítá pořízení vozidla (1. krok schvalovacího procesu)
- Osoba odpovědná za finanace schvaluje/zamítá pořízení vozidla (2. krok schvalovacího procesu)
- Vedoucí Dopravy schvaluje/zamítá pořízení vozidla (3. krok schvalovacího procesu)
- Pořizované vozidlo dostane přidělenou zakázku a POBJ
- Vozidlo se objedná u dodavatele, zadá se předpokládaný termín dodání
- Vozidlo je dodavatelem doručeno, dochází k předání vozidla do užívání
- Pořízení je označeno za dokončené
První dva kroky schvalovacího procesu probíhají na BA portále, třetí krok, tedy schválení ze strany vedení Dopravy, se provádí na detailu obměny konkrétního vozidla.
Princip schvalování
Na rozdíl od Obměny vozidel zde nefunguje režim pasivního souhlasu, tzn. dokud se schvalovatel nevyjádří k pořízení nového vozidla, neposune se vozidlo do dalšího kroku schvalování.
Zastavení nákupu
V průběhu výše popsaného postupu může kdykoliv ve schvalovacím procesu dojít k zamítnutí pořízení nového vozidla z pozice schvalovatele. V tomto případě je proces okamžitě zastaven.
Změna odběratele
V případě, že se pořízení vozidla dostalo již do fáze, kdy je objednáno u dodavatele a přitom řidič, pro kterého bylo vozidlo primárně určeno, již pozbyl nároku na vozidlo (např. změna pozici, odchod od společnosti) je potřeba nalézt pro vozidlo nového odběratele. Aplikace nabízí pro tuto situaci nástroj, který po výběru nového odběratele vytvoří nový záznam o obměně - ten je vytvořen kopií z původní obměny, která je vystornována. Nově vytvořená obměna je automaticky posunuta do 1. kroku schvalovacího procesu.
Finanční plán
Finanční plán slouží jako podklad o plánovaných výdajích na nákup nových vozidel. Vychází z Plánu obměny, kde je u každého vozidla určeného k obměně zadán rok plánovaného pořízení nového vozidla. U každého takového vozidla je možné specifikovat jeden model vozidla se spalovacím motorem a jeden model vozidla s nízkoemisním motorem. V číselníku modelů vozidel lze ke každému modelu doplnit přibližnou pořizovací cenu vozidla a to jak v případě pořízení vozidla do majetku, tak v případě pořízení vozidla na leasing. Finační plán pak u každého obměňovaného vozidla zobrazuje vybrané modely a obě pořizovací ceny.
Hromadná změna modelu
Součástí finančního plánu je možnost provést hromadnou změnu modelů nově pořizovaných nízkoemisních vozidel. Postup změny:
- omezit množinu záznamů v tabulce pomocí filtrů
- vybrat pomocí zaškrtávátek vozidla, u kterých se má změna provést (případně vybrat všechna vozidla)
- pomocí tlačítka "Hromadná změna NE modelu" vybrat požadovaný model