Přeskočit na hlavní obsah

Půjčovna vozidel

Interní půjčovna vozidel slouží pro krátkodobou zápůjčku vozidla za účelem služební cesty apod. Objednávka vozidla půjčovny, případně služby řidiče, se provádí prostřednictvím BA portálu (případně v aplikaci e.BA).

Produkty půjčovny​

  • Vozidlo - možnost více skupin s různými cenami
  • Vozidlo s řidičem
  • Služba řidiče

Objednávka produktů půjčovny se provádí prostřednictvím BA portálu (případně v aplikaci e.BA).

Schvalování objednávek​

V případě, že si zaměstnanec objedná službu řidiče, musí být před dodáním služby vždy objednávka schválena od přímého nadřízeného žadatele. Nadřízený obdrží po vzniku nové objednávky notifikaci, ve které jsou základní infomrace o objednávce a dále proklik na BA portál, kde je možné objednávku schválit, případně zamítnout.

Režim pasivního souhlasu​

V případě objednávky vozidla půjčovny (tedy bez služby řidiče) obdrží opět nadřízený žadatele notifikaci s informace o objednávce a proklik na BA portál, kde může objednávku schválit, případně zamítnout. V tomto případě však funguje režim tzv. pasivního souhlasu, tedy pokud vedoucí objednávku vyložene nezamítne, může půjčovna zápůjčku vozidla realizovat.

Zástup ve schvalování objednávek​

Vedoucí organizační jednotky, který je schvalovatelem objednávek za své podřízené, může za sebe pro potřeby schvalování definovat zástupce. Toto nastavení si může provést sám vedoucí prostřednictvím BA portálu, případně může nástup nastavit uživatel s patřičním oprávněním v aplikaci FTM. Nastavení se provádí na detailu organizační jednotky, v sekci Schvalovatelé.

Přehled objednávek​

Přehledný seznam objednávek evidovaných v systému. Objednávky lze filtrovat za vybrané období, půjčovnu, případně stav. Z přehledu objednávek se lze proklikonout na detail objednávky, kde jsou uvedeny základní informace o objednávce a životní cyklus objednávky (chronilogicky seřané údaje o průběhu objednávky).

Na detailu objednávky lze:

  • změnit místo vyzvednutí vozidla
  • změnit půjčovnu
  • odeslat zprávu objednateli

Více o detailu objednávky v kapitole Vyřízení objednávky.

Elektronická plachta​

Elektronická plachta je v podstatě kalendář, který zobrazuje všechna vozidla krátkodobé půjčovny s přehledným zobrazením jejich vytíženosti v jednotlivých dnech. V rámci elektronické plachty se provádí i vyřizování objednávek, kdy se k jednotlivým objednávkám přiřazují konkrétní vozidla.

Ukázka el. plachty

Vyřízení objednávky​

V elektronické plachtě se nachází v pravém kontextovém panelu seznam nevyřízených objednávek. Nevyřízené objednávky

Legenda:

  • písmena B, C, E, apod. - označení skupiny požadovaného vozidla
  • symbol panáčka - včetně služby řidiče
  • červený špendlík - délka objednávky nebyla upravena dle dat z navigace (blíže dále v textu)

Přiřazení konkrétního vozidla se provede myší pomoví funkce drag&drop - objednávka se uchopí myší a přesune se do plachty k požadovanému vozidlu - aplikace vizuálně napoví, ke kterému vozidlu je možné objednávky přiřadit. Přiřazení vozidla

Po přesunutí objendávky na konkrétní vozidlo se zobrazí dialog, co se má s objednávkou provést:

  • Potvrdit - objednávka se žadateli potvrdí, obsluha půjčovnu potvrzuje vybrané vozidlo, případně přiřazuje řidiče půjčovny
  • Změna půjčovny - objednávku lze přehodit na druhou půjčovnu (vozidlo, případně služba řidiče tak bude vypravena z druhé půjčovny)
  • Zamínout - objednávka nemůže být uspokojena

Potvrzení objednávky Potvrzení vozidla

Po potvrzení objednávky a potvrzení vybraného vozidla je objednávka zobrazena v plachtě. Ve výchozím stavu je panel s objednávkou obtažen červenou barvou, což indikuje, že se jedná o nově vyřízenou objednávku (tedy přiřazení vozidla). Je to indikace pro osoby vychystávající vozidla, že je zde nová objednávka. Tyto zvýraznění lze zrušit dvěma způsoby - automaticky při tisku Předávacího protokolu a nebo ručně:

Označeno jako Vyřízené

Automatické přidělení vozidla
Při splnění níže uvedených podmínek může dojít k automatickému přidělení vozidla (tedy bez zásahu obsluhy půjčovny):

  • součástí zápůjčky vozidla není služba řidiče
  • objednatel neuvedel do poznámky žádný komentář
  • produktová skupina má povoleno aut. vyřizování objednávek

Zúčtování objednávky​

Na detailu jsou zobrazeny všechny podstatné informace pro zúčtování objednávky - termín zápůjčky, produkty, přidělené vozidlo, objednatel: Zúčtování objednváky

V levém panelu jsou dostupné další jízdy vozidla za vybraný měsíc. Pokud není u nějaké jízdy zadán nájezd km, svítí údaj o nulovém počtu km červeně.

Pro zúčtování jízdy je potřeba zadat ujetý počet km. To lze provést několika způsoby:

  • zadat ručně ujetý počet km (automaticky dojde k úpravě konečného stavu tachometru)
  • zadat koncový stav tachometru (automaticky dojde k výpočtu počtu ujetých km)
  • načíst stav tachometru z GPS (zadá se datum a čas návratu vozidla na půjčovnu). Po chvíli dojde k zobrazení dat ze systému CarControl

V případě, že byla součástí zápůjčky vozidla i služba řidiče, musí se v rámci uzávěrky ještě doplnit počet hodin řidiče. Ke zjištění celkového počtu hodin může pomoci elektronická kniha jízd - dostupná po stisku tlačítka "Náhled do knihy jízd".

Jízda s řidičem - optimalizace doby jízdy​

Pokud si zaměstnanec objednává službu řidiče (prostřednictvím BA portálu), musí uvést v kolik hodin a kde chce naložit pro cestu do místa určení (to samé v případě, že jede s řidičem i zpět). Tyto časové údaje však nezahrnují čas potřeby k tomu, aby se řidič dostal z půjčovny na místo vyzvednutí. Pro tento účel je v aplikaci dostupný nástroj, který pomocí GPS navigace dokáže napovědět o celkovém času potřebném pro uspokojení objednávky.

Do nástroje se vstupuje z detailu objednávky, tlačítkem "Vyřešit časovou náročnost objednávky": Vstup do optimalizace jízdy

Následně dojde k zobrazení mapy s vynesením plánované trasy včetně všech zastávek. Navigace odhadne čas potřebný k přejezdu mezi jednotlivými body: Vstup do optimalizace jízdy

Uživatel může odhadované časy převzít tak, jak je navrhala navigace, případně ručně upravit. Nastavené časy se pak promítnou do objednávky stiskem tlačítka "Potvrdit časové rozvržení".

Ukázka upravené délky objednáky:
Trase před Trasa po

Košík​

Do tzv. košíku se propadají data pro zúčtování týkající se krátkodobé půjčovny, avšak nemají vazbu na žádné vozidlo fleetu, případně se jedná o samotnou službu řidiče.

Vyúčtování služeb půjčovny (SLA)​

Výkony vozidel krátkodobé a dlouhodobé půjčovny jsou zúčtovány pomocí produktů. Produkty jsou vztaženy vždy na konkrétní výkon vozidla (tedy na km, hod, den) a každý výkon má přiřazenu jednotkovou cenu (např. 8 kč/km). Každá zápůjčka vozidla, případně služba řidiče, je tak zúčtována pomocí jednoho či více produktů. Přehled vyúčtování se v aplikaci nachází pod označením "SLA podklad" a nachází se v menu Objednávky.