Přeskočit na hlavní obsah

Vozidla

Evidence vozidel ve fleetu. Systém eviduje kromě vozidel flotily i externí vozidla - např. náhradní vozidla v případě poruchy vozidla flotily apod. Systém udržuje kompletní historii změn nad vozidlem. Management samotného vozidla (servis, údržba, výměny kapalin apod...) se spravuje prostřednictvím vozového sešitu. Kromě standardních údajů o vozidle je možné k vozidlu připojit dokumenty a fotografie.

Management vozidel založen na práci dispečerů. Dispečer je pracovník společnosti, který se stará o definovanou množinu vozidel.

Zavedení nového vozidla​

Nové vozidlo se do systému zadává pouze s nutným minimem údajů jako je např. typ pohonu, vlastník, skupina. Další položky vozidla lze doplnit dodatečně.

Kopie vozidla​

Aplikace umožňuje založení nového vozidla i kopií z jiného vozidla, které je již v systému zaevidováno. Z kopírovaného vozidla se převezmou pouze ty položky, které nejsou pro každé vozidlo unikátní (nepřebírá se tedy např. SPZ, VIN, apod.). Nástroj pro založení vozidla kopií z jiného vozidla je užitečný zejména při hromadném pořízení nových vozidel. Založení vozidla kopií se provádí z detailu kopírovaného vozidla funkcí "Kopie", která se nachází pod tlačítkem se třemi tečkami.

Uživatelsky definované vlastnosti vozidla​

Uživatel s příslušným oprávněním má možnost zavádět k vozidlu vlastní atributy. Hodnoty pro nový atribut lze omezit na výběr z definovaných hodnot. Dále lze definovat nový atribut jako synchronizovaný s globální databází vozidel a systém je následně schopen porovnat hodnotu s databází, případně převzít údaje.

Uživatelsky definované atributy jsou automaticky přidány do reportingu vozidel, je tedy možné podle nich filtrovat/agregovat vlastní reporty.

Porovnání s databází výrobců vozidel​

Systém je aktuálně napojen na systém VINCARO poskytující informace o vozidlech na základě VIN kódu. Systém umí převzít poskytovaná data o daném VIN, zobrazit a synchronizovat s údaji ve FTM.

Pneumatiky​

Aplikace umožňuje u každého vozidla evidovat rozměry pneumatik a to s rozlišením na letní, zimní, případně celoroční. Součástí evidence je i údaj o uskladnění pneumatik. Je-li vybrána lokalita, která odpovídá některé z půjčoven vozidel, propadne se dané vozidlo automaticky do objednávkového systému pro přezouvání pneumatik (objednávkový systém je realizován prostřecnictvím BA portálu).

Žádost o pořízení nových pneu​

Požaduje-li dispečer pořízení nových pneumatik k vozidlu, musí vytvořit žádost. Součástí žádosti je rozlišení sady (letní/zimní/celoroční) a zadání požadovaného počtu kusů. Do žádosti jsou automaticky doplněny rozměry pneumatik dle vybrané sady. Stav žádosti lze sledovat přímo na detailu vozidlu. Vyřízení žádostí o nové pneu popisuje kapitola Pneumatiky.

Sledování životnosti pneumatik​

Aplikace umožňuje podrobné sledování životnosti pneumatik. Dispečer u vozidla vyznačuje, která sada pneu a kdy byla na vozidlo obuta, systém si automaticky poznačí stav tachometru. Díky tomu lze vyhodnotit, kolik bylo na konkrténí pneumatiku ujeto km. Systém udržuje informace o tom, jaké pneumatiky jsou aktuálně na vozidle a jaké pneumatiky jsou u vozidla uskladněny. Princip přezouvání pak spočívá v pouhém prohození sad pneumatik (vozidlo-sklad). Při vyzouvání pneumatik dispečer rozhoduje o tom, zda bude sada uskladněna a nebo zlikvidována.

Vozový sešit, akce vozidel​

Vozový sešit je nástroj pro evidenci a plánování úkonů na vozidle - servisní prohlídky, STK, výměny kapalin, atd... Do sešitu se zaznamenává daný úkon na vozidle, včetně možnosti naplánovat příští akci a to buď na základě času nebo stavu tachometru.

Příklad: Výměna oleje provedena dne XXX, příští výměna plánována ke dni YYY nebo při dosažení stavu tachometru ZZZ.

Před plánovaným datem nebo při predikci dosažení daného stavu tachometru systém oznámí blížící se termín plánované akce v kalendáři akcí. Případně si může dispečer umístit na hlavní stránce widget s nejbližšími akcemi jeho vozidel.

Plánování úkonů pro více vozidel​

Systém umožňuje plánovat úkony pro více vozidel. Pro vybraná vozidla (možnost selektivního či hromadného výběru) systém vytvoří akci s jednotlivými dílčími úkoly. Tyto úkoly jsou pak dispečerů zobrazovány v přehledu akcí, dispečer označuje splnění daného úkolu, management má přehled o plnění úkolů v rámci dané akce.

Příklad: Akce "Rebranding vozidel", dílčí úkoly - odstranění stávajících polepů k datu XXX, přistavení vozidla k novému polepení k datu YYY

Faktury​

Ke každému vozidlu lze zaevidovat libovolné množství faktur. Kromě základních údajů vyčtených z faktury (partner, variabilní symbol, DUZP, částka,..) lze připojit i digitální formu faktury (dokument ve formátu PDF, DOCX, apod). Každou zadanou fakturu je nutné rozdělit do jednoho či více nákladovýc druhů (rozdělena musí být celá částka faktury).

Schvalování a kontrola​

Všechny zadané faktury prochází několika fázemi schválení a kontrol. Jedná se postupně o tyto:

  • Potvrzeno dispečerem
  • Schváleno vedoucím Dopravy
  • Kontrola na existenci fa v systému SAP
  • Kontrola na správnost údajů v systému SAP

Pokud je celková částka na faktuře nižší než stanovená hranice, není nutné schválení ze strany vedoucího Dopravy - faktura je schválena automaticky.

Obměna​

Vozidla vozového parku jsou po určité době obměňována. Rozhodujícími parametry jsou stáří vozidla nebo jeho stav. Vozidlo se zařazuje do Plánu obměny prostým vyplněním roku, ve kterém by vozidlo mělo být nahrazeno za nové. U nového vozidla, které nahrazuje dosluhující, lze volitelně zadat i požadavky na výbavu, jako např. naviják, střešní nosič apod.. Pro potřeby finančního plánování lze u každého vozidla zadat vhodnou náhradu v podobě vozidla se spalovacím motorem a nízkoemesiním vozidlem (vozidlo s elektrickým nebo hybridním pohonem). Více o finanční plánu v kapitole Obměna vozidel.

Historie​

U každého vozidla je sledována historie provedených změn. Struktura evidovaných dat je:

  • datum provedení změny
  • uživatel, který změnu provedl
  • původní hodnota položky
  • nová hodnota položky

Dokumenty​

Součástí evidence dat o vozidle je i správa dokumentů. Práci s dokumenty popisuje kapitola Dokumenty.

Generování dokumentů​

Z vozidla je možné vygenerovat dokumenty - např. Změnový doklad, Vyřazovací doklad, Předávací protokol apod. (dokumenty jsou založeny na šablonách, do kterých systém vepisuje data z vozidla). Výstupem je před-vyplněný dokument daty ze systému. Takto vygenerovaný dokument není automaticky uložen k vozidlu v sekci dokumenty, v případě potřeby je samozřejmě možné ho tam nahrát.

Relevantní evidence​

Na detailu vozidla se na pravé straně nachází tzv. "Kontextový panel". Na panelu se nachází informace relevantní pro dané vozidlo. Často tyto informace pocházejí z jiných částí systému. Na kontextovém panelu se zobrazuje:

  • aktulní stav tachometru
  • datum poslední stažené GPS jízdy (kliknutím na tento panel lze navíc zažádat o stažení nejaktuálnějších GPS jízd)
  • upozornění na blížící se akce z vozového sešitu (STK,..)
  • platná ref. a man. smlouva řidiče vozidla
  • seznam pojistných událostí
  • platné dálniční kupony
  • přiřazené tankovací karty
  • upozornění na nevalidní data (nevyplněná položka, apod.)