Uzávěrky vozidel

Uzávěrka vozidla je proces, při kterém se shrnou, zkontrolují a uzavřou všechny evidované údaje spojené s provozem vozidla za určité časové období. Konkrétně se jedná o ujetý počet km a spotřebu paliva. Uzávěrky vždy provádí dispečer daného vozidla. Po vytvoření uzávěrky zobrazí systém tzv. sumář, který obsahuje souhrnné údaje za uzavřené období týkající se spotřeby vozidla. Těmito údaji jsou:

• skutečná spotřeba vozidla v litrech paliva
• normovaná spotřeba vozidla v litrech paliva
• rozdíl mezi skutečnou a normovanou spotřebou v litrech
• rozdíl mezi skutečnoua a normavanou spotřebou v litrech přepočtenou na 100 km
• údaj o celkovém počtu natankovaného paliva

Aplikace při tvorbě uzávěrky poskytuje i detailní informace o tankování paliva (místo a čas, druh paliva, množství) a v případě, že je vozidlo vybaveno systémem GPS, tak i náhled do elektronické knihy jízd.

Pokud má řidič vozidla platnou manažerskou smlouvu, může využívat vozidlo i k soukromým účelům. V tomto případě je součástí uzávěrky vozidla i informace o celkovém počtu kilometrů, které řidič ujel pro soukromé účely.

Uzavírané období

• Měsíc - standardní období
• Více měsíců - pokud předchozí měsíc(e) nebylo možné uzavřít
• Mimořádná uzávěrka - v případě změny řidiče

Uzavíraná vozidla

Obecně se uzavírají veškerá vozidla, u kterých je navedený motor a je doplněna jeho normovaná spotřeba (více viz další odstavec). Další podmínkou je, že u vozidla musí být vyznačeno, že podléhá uzávěrce - nastavuje se na detailu vozidla a jedná se o položku "Provádět uzávěrku".

Uzavírané výkony

Formulář pro uzávěrku vozidla automaticky zobrazuje položky pro zadání výkonu dle toho, jak jsou nastaveny motory a nádrže uzavíraného vozidla. Obecně platí, že se každá nádrž vozidla uzavírá zvlášť a nabízejí se k uzavření položky, u kterých je u motoru vozidla navedena normovaná spotřeba. V rámci uzávěrky se tedy navádí výkony:

• v případě nastavené letní nebo zimní normované spotřeby - ujetý počet km, případně konečný stav tachometru
• pokud má řidič vozidla platnou manažerskou smlouvu - počet ujetých soukromých km
• v případě nastavení normované spotřeby pro topení - počet motohodin
• v případě nastavení normované spotřeby pro motohodiny - počet motohodin
• v případě, že je u vozidla vyznačeno, že je vybaveno počítadlem motohodin, je místo kolonky pro zadání počtu ujetých km nebo konečného stavu tachometru zobrazena kolonka pro zadání počtu motohodin, případně konečného stavu počítadla motohodin (obdoba tachometru)
• počet dní se v rámci uzávěrky nezadává - je doplněn automaticky

Vozidlo vybaveno GPS s CAN

Je-li vozidlo vybaveno systémem GPS s CAN sběrnicí, nabízí se dispečerovi při provádění uzávěrky možnost převzít údaj o počtu ujetých km z GPS dat.

Druhy uzávěrek

• Automatická - vytvoří systém automaticky na konci měsíce. Pouze vozidla s instalovanou GPS jednotkou propojenou na CAN sběrnici vozidla.
• Ruční - vytvořená na základě vstupních data zadaných dispečerem vozidla. Pokud má vozidlo instalovanou GPS jednotku (nepropojenou na CAN) může dispečer převzít data z GPS a jen upravit detaily.
• Půjčovna - Výkony vozidel půjčovny jsou systéme zaznamenány průběžně při každé zápůjčce. Dispečer pouze zkontroluje provozní ukazatele na konci období (měsíc).

Automatická uzávěrka

Je-li vozidlo vybaveno GPS jednotkou s CAN sběrnicí, lze u něj provádět automatickou uzávěrku.

Řidič nemá manažerskou smlouvu
V těchto případech probíhá uzávěrka zcela automaticky. Druhý den v měsíci jsou z GPS dat vyčtena potřebná data (konečný stav tachometru a konečný stav nádrže) a uzávěrka je provedena. Řidič vozidla je o provedení uzávěrky obeznámen notifikací.

Řidič má manažerskou smlouvu
V případě, že je řidič na základě manažerské smlovy oprávněn k nájezdu soukromých kilometrů, je potřeba v rámci uzávěrky provést odsouhlasení těchto ujetých soukromých km. Automatická uzávěrka je tak provedena až pod odsouhlasení těchtě soukromých kilometrů.

Ruční uzávěrka

Ruční uzávěrky jsou typicky prováděny u vozidel, která nejsou vybavena systémem GPS s CAN sběrnicí. Data pro uzávěrku (konečný stav tachometru a nádrže) dodává řidič vozidla. Dispečer v rámci uzávěrky vozidla vyplní konečný stav tachometru (nebo počet ujetých km za dané období) a konečný stav nádrže. V některých případech se místo konečného stavu tachometru zadává konečný stav počitadla motohodin (typicky traktory).

Uzávěrka půjčovny

Vozidla krátkodobé půjčovny se uzavírají průběžně během měsíce. V rámci každé výpůjčky se zadávají výkony vozidla pro následné zúčtování (počet km, dní, případně hodin).

Rozdělení uzávěrek

V aplikaci jsou uzávěrky rozděleny do dvou záložek:

• Neuzavřeno - v seznamu se nacházejí veškerá vozidla podléhající uzávěrce a buď za ně uzávěrka dosud nebyla provedena a nebo již provedena byla, ale nachází se stále ve stavu Rozpracováné
• Uzavřeno - vozidla, u kterých již byla provedena uzávěrka a ta byla označena za dokončenou

Dispečerská uzávěrka

V rámci Dispečerské uzávěrky se provádí kontroly provedených uzávěrek. Aplikace upozorňuje na některé nesrovnalosti, ke kterým v rámci dílčích uzávěrek došlo.

Prováděné kontroly:

• Kontrola produktů - vozidla půjčoven musí mít ke každému výkonu přiřazen produkt
• Vícenádrže - u vozidel s více nádržemi - přiřazení tankovaných paliv do jednotlivých nádrží
• Nestandartní nákupy - nákupy na tankovací kartu, které nespadají mezi standardní. Definice zboží, která je považováno za standartní, se provádí v číselníku CCS zboží.
• Nadspotřeby - kontrola nadspotřeb vozidel - buď absolutní (v litrech paliva) a nebo procentní
• Kontrola dnů - celkový počet vykázaných dnů v uzávěrce vozidla odpovídá počtu dní v uzavíraném měsíci
• Kontrola řidičů - uzávěrka provedena na řidiče, který již nepatří mezi aktivní a nebo středisko řidiče neodpovídá nákladovému ani evidenčnímu středisku vozidla
• Analýza tankování - Porování přírůstku paliva paliva v nádrži vs. údaj nákupu paliva u dodavatele

Po provedení všech kontrol dispečer uzavírá dané období. Po provedení dispečerské uzávěrky již není možné provedené uzávěrky modifikovat.