Náhradní vozidlo

Vozidla interní půjčovny slouží primářně k krátkodobým zápůjčkám za účelem služebních cest zaměstnanců. Současně však mohou být vozidla půjčovny využívány i jako náhradní vozidla. Je to pro případy, kdy se některému zaměstnanci porouchá jeho trvale přidělené vozidlo. Vozidlo z půjčovny je pak do doby provedení opravy zapůjčeno jako náhradní vozidlo.

Přidělení vozidla

Přidělení vozidla se provádí přes elektronickou plachtu. Obsluha půjčovny vybere v plachtě požadované vozidlo a na požadovaný termín vytvoří "Dlouhodobou položku jízdy".

Při vytváření položky zadává obsluha zaměstnance, kterému vozidlo půjčuje a přibližný termín zápůjčky. Tento termín musí být po vrácení vozidla na půjčovnu následně upraven dle skutečné délky zápůjčky (viz dále).

Položka jízdy má automaticky přiděleny dlouhodobé produkty pro zúčtování. Ze strany obsluhy je to vše - u vozidla nedochází ke změně řidiče a ani se nemění délka nájmu. Dlouhodobá zápůjčka je v plachtě vizualizována obousměrnou šipkou.

Soukromé kilometry

Pokud požaduje řidič využívání vozidla i pro soukromé účely, musí si pro přidělené vozidlo vyřídit manažerskou smlouvu.

Vrácení vozidla

V okamžiku vrácení vozidla na půjčovnu musí obsluha půjčovny zadat u vozidla skutečný datum a čas vrácení (upravení položky "Příjezd"). Je to klíčové pro určení správného počtu ujetých firemních, případně soukromých, kilometrů.

Bez manažerské smlouvy

Pokud neměl řidič k vozidlu vyřízenou manažerskou smlouvu, stačí pro uzavření zápůjčky využít funkci pro zjištění online stavu tachometru a konečného stavu nádrže z GPS. Po načtení hodnot a jejich uložení je dlouhodobá výpůjčka vyřízena.

S manažerskou smlouvy

V případě, že měl řidič vyřízenou i manažerskou smlouvu, která ho opravňuje k nájezdu soukromých kilometrů, je uzavření zápůjčky prováděno ze strany řidiče a to prostřednictvím BA portálu. Obsluha půjčovny po zadání skutečného data vrácení vozidla na půjčovnu odešle řidiči notifikaci (výzvu) k provedení uzávěrky vozidla (tlačítko "Odeslat výzvu"). Uzávěrka pak spočívá v rozlišení toho, které jízdy dle GPS byly firemní a které soukromé. Řidič tedy provede rozlišení na firemní a soukromé jízdy a aplikace následně délky jednotlivých jízd sečte a hodnoty přenese do uzávěrky.

Pozn. Řidič může provádět rozlišení mezi soukromými a firemními jízdami průběžně. Není tedy třeba čekat na ukončení zápůjčky.