Přeskočit na hlavní obsah

Zpracování faktur

Faktury jsou do systému zadávány od dispečerů vozidel.

Povinnou položkou každé zadávané faktury jsou:

  • partner
  • variabilní symbol
  • DUZP
  • částka bez DPH

Celkovou částku faktury je nutné následně rozdělit do dílčích nákladových druhů (nákladové druhy jsou definovány číselníkem). Teprve v okamžiku, kdy je rozdělena celá částka, může označit dispečer fakturu jako Potvrzenou.

Životní cyklus faktury​

Každá faktura prochází ve FTM následujícími stavy:

  • Potvrzeno dispečerem
  • Schváleno vedoucím dopravy (pokud je částka menší než systémem nastavená hranice, schválí se automaticky (vedoucí již nic neschvaluje))
  • Zadáno v SAP
  • Zkontrolováno v SAP

Jednotlivé fáze na sebe navazují, tzn. dokud neoznačí dispečer fakturu jako Potvrzenou, nepropadne se faktura ke schválení k vedoucímu Dopravy. Následující kontroly vůči SAPu mohou opět proběhnout až poté, co je faktura schválena vedoucím Dopravy.

Automatické zpracování faktur​

Faktury od jednotlivých partnerů (servisů) jsou zasílány jako příloha emailu na předem určenou adresu. Emailová schránka je pravidelně kontrolována a došlé emaily jsou pomocí AI zpracovány. Výsledkem je automaticky založená faktura napárovaná na dané vozidlo.

Podmínky úspěšného zpracování​

Aby byl email postoupen k vytěžení dat a následnému zalažení faktury, musí splňovat tyto náležitosti:

  • email musí obsahovat alespoň jednu přilohu ve formátu PDF
  • email může obsahovat více příloh, ale právě jedna z nich musí svým formátem odpovídat faktuře

Pokud email splňuje výše uvedené faktické náležitosti, je příloha reprezentující fakturu postoupena k vytěžení základních údajů pomocí umělé inteligence.

Vytěžovanými údaji, bez nichž nelze fakturu automaticky založit jsou:

  • SPZ
  • IČO partnera - pokud partner dosud v číselníku partnerů neexistoval, dojde k jeho automatickému založení (údaje čerpány ze systému ARES)
  • Varibilní symbol - pokud není explicitně uveden, považuje se za variabilní symbol číslo faktury
  • Fakturovaná částka
  • Datum uskutečnitelného zdanitelného plnění (DUZP)

Výsledek automatického zpracování​

V případě, že je email úspěšně zpracován, je výsledkem založená faktura. Dispečer vozidla, ke kterému se faktura vztahuje, je o tomto informován formou widgetu. Úlohou dispečera je následně provést na faktuře rozpuštění nákladů do kategorií a označit fakturu za potvrzenou. Faktury označené za potvrzené jsou automaticky na widgetu skryty.

V případě neuúspěšného zpracování je o toto podána informace do k tomu určeného widgetu. Odpovídající pracovník se následně musí o email s fakturou postarat "ručně" - vyhodnotit, kterému dipsečerovi je faktura určena a přeposlat mu ji emailem. Zprávy z chybového widgetu může následně vymazat.